Es emocionante ver tantas organizaciones adoptando la sostenibilidad, y el cambio climático sigue siendo una consideración importante y creciente para líderes de reuniones de todo tipo. Según el  informe 2024 Global Meetings and Events Forecast, el 78% de los encuestados dijo que sus organizaciones planean tener objetivos netos cero para fines de 2024. El 70% dice que la sostenibilidad se ha adoptado firmemente en su programa de reuniones.

Los objetivos de sostenibilidad están ganando terreno en la agenda corporativa por muchas razones. Las sólidas estrategias corporativas ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) no solo ayudan a nuestra gente y al planeta a prosperar, sino también a las empresas.

Las empresas con puntuaciones ESG sólidas superan a aquellas con puntuaciones más bajas. Un programa de sostenibilidad sólido es una ventaja para atraer talento, ya que los candidatos típicamente más jóvenes desean alinearse con empresas que se percibe que hacen lo correcto para la tierra y la sociedad. Considere también que muchos consumidores quieren asociarse con marcas que reflejen sus valores fundamentales.

Las ventajas estratégicas de las reuniones y eventos sostenibles pueden ser grandes.

Plan de trabajo para reuniones y eventos más sostenibles

El mundo está cambiando y los asistentes a las reuniones quieren viajar y reunirse de forma más inteligente. Pero, ¿cómo se traducen exactamente las buenas intenciones en acciones? Aquí hay una serie de pasos para construir un programa de eventos sostenibles, el mejor en su clase y viable:

1. Empezar con la estrategia

El primer paso es crear un plan. No tiene por qué ser perfecto. Las políticas y estrategias evolucionarán y podrán mejorarse más adelante. Lo importante es ponerlo en marcha.

Puede comenzar con una descripción general de alto nivel de dónde desea que esté el programa dentro de unos años, acompañada de una política concisa de una página que describa sus compromisos que se pueden compartir entre los equipos.

Este paso es fundamental para visualizar sus prioridades anuales y establecer pautas directrices para alcanzar sus objetivos de sostenibilidad. También le ayudará a obtener los recursos y el apoyo adecuados, conseguir la aceptación del liderazgo interno y realizar un seguimiento de su progreso.

La propiedad de este proceso es esencial y es imperativo definir claramente su papel. De lo contrario, existe la posibilidad de que se descuide el programa.

2. Involucrar a las partes interesadas para ayudar a construir una cultura de reuniones y eventos sostenibles

Educar a sus partes interesadas internas ayudará a impulsar el compromiso y la adopción de su estrategia de sostenibilidad. El éxito depende de que comprendan cómo la estrategia beneficiará su función, a la empresa en general, y cómo pueden contribuir a impulsar reuniones y eventos sostenibles, mejorando así los objetivos de sostenibilidad corporativa. ¿Cómo se puede lograr esto? Herramientas y sesiones de educación y participación continua, compartir políticas, solicitar sus opiniones y recompensar a los colegas por sus esfuerzos de sostenibilidad.

Por eso es crucial conseguir el apoyo de las partes interesadas. Eso incluye obtener la aceptación de los altos directivos e influir en las partes interesadas para que tomen decisiones sostenibles.

No te detengas ahí. Asegúrese también de comunicarse con los asistentes antes, durante y después de un evento para informarles sobre los esfuerzos de su organización para promover la sostenibilidad y cómo pueden contribuir ellos mismos. La gente quiere ser parte de algo bueno.

3. Dedicar tiempo a la planificación

La organización de un evento sostenible comienza mucho antes de que ocurra y continúa después de su finalización. Desde seleccionar destinos y opciones de transporte hasta minimizar el desperdicio de alimentos y materiales y utilizar artículos reutilizables, considere cada punto de contacto y determine dónde incorporar prácticas sostenibles.

Empiece por lo más sencillo y por los elementos que pueda aplicar fácilmente. Se trata de ir paso a paso, así que no intente abordarlo todo a la vez.

La sostenibilidad no debe ser una tarea adicional a la ya apretada agenda de un organizador de reuniones. Estamos aquí para ayudarle y podemos ponerle en contacto con proveedores y vendedores de nuestra cadena de suministro preferida. Todos los proveedores han sido sometidos a una evaluación ESG por parte de Amex GBT.

4. Comprométase con su cadenas de proveedores

La sostenibilidad puede cambiar las reglas del juego en las adquisiciones, por lo que es vital que sus proveedores comprendan lo que desea lograr y lo que podría significar para su relación. Puede reducir las emisiones en toda su cadena de valor cambiando la demanda hacia opciones más ecológicas y asociándose con proveedores que cumplan con los principales estándares de sostenibilidad. Al hacerlo, también puede motivar a otros proveedores a adoptar prácticas más sostenibles. Es importante que establezca aquí sus prioridades a medida que desarrolla su cadena de suministro, desde aerolíneas y lugares hasta transporte terrestre y socios de donación de alimentos. Todos son clave, pero es posible que no puedas abordar todo a la vez.

Comparta su política de reuniones y eventos sostenibles con los proveedores con antelación y frecuencia, incluso en las solicitudes de propuestas. Obtenga sus conocimientos para fomentar la alineación, mejorar su política y lograr resultados tangibles juntos.

5.  Supervise sus progresos

Monitorear e informar el impacto de sus actividades ambientales es clave para comprender y comunicar el impacto de sus iniciativas de sostenibilidad. Sin esta información sobre su desempeño, no podrá revisar su progreso y trabajar con sus partes interesadas para impulsar mejoras. No se puede gestionar lo que no se mide.

Cómo puedes tomar medidas significativas para crear reuniones más sostenibles

Ahora es el momento de actuar e implementar los cambios necesarios para establecer un programa de reuniones y eventos sostenibles de primer nivel que adopte los estándares y las mejores prácticas de la industria.

¿Cómo puedes hacerlo? A continuación se presentan algunas acciones clave para reducir la huella de un evento y dejar un legado positivo. Dado que tiene tiempo y recursos limitados, comience con dos o tres áreas clave con el mayor impacto que pueda gestionar en su programa de reuniones y eventos. ¡Considere estas iniciativas “Sin excusas”!

Elija destinos que minimicen la huella de carbono de los asistentes

Seleccione un destino con sólidos programas de sostenibilidad, particularmente aquellos con hoteles con certificación ecológica y opciones de transporte eléctrico. También puede consultar los países con menor intensidad de gases de efecto invernadero en la producción de electricidad. Dado que el transporte contribuye sustancialmente a la huella de un evento, elegir un destino que esté ubicado en el centro para la mayoría de los asistentes y que tenga buen acceso ferroviario puede mitigar significativamente las emisiones.

Elija lugares con certificación ecológica

Las certificaciones de terceros demuestran el compromiso de un hotel con la sostenibilidad. Por eso, a la hora de buscar alojamientos, prioriza aquellos que cuenten con certificaciones sostenibles de organismos de acreditación reconocidos, como el Consejo Mundial de Turismo Sostenible. Esto le permite elegir alojamientos y lugares que no sólo minimicen el agua y los residuos, sino que también promuevan el uso de fuentes de energía renovables. Elija un hotel que pueda albergar su evento en el lugar o que esté situado cerca del transporte público, el centro de convenciones, restaurantes y otras atracciones para fomentar la caminata, la forma más ecológica de moverse.

Evita los plásticos de un solo uso y minimiza los residuos

¿Sabías que los humanos consumimos cinco gramos de microplásticos por semana, o el equivalente a una tarjeta de crédito, debido a la contaminación plástica?

Respecto al plástico y otros tipos de residuos, seguimos las cinco R: rechazar, reducir, reutilizar, reutilizar y reciclar. Como regla general, minimice tanto como sea posible. Cuanto menos entra, menos residuos se generan.

Debes evitar por completo los plásticos de un solo uso. Esto es imprescindible para las iniciativas “Sin excusas”. Hoy en día, las botellas de agua, los cubiertos de plástico y otros artículos desechables no deberían verse en un evento. Tecnologías como los códigos QR, la señalización electrónica y las aplicaciones para eventos facilitan la eliminación de la señalización y los productos en papel.

Alquilar y reutilizar en lugar de producir elementos de producción, incluidos escenarios, telones de fondo, alfombras y otros equipos audiovisuales y de producción. Si necesitas producirlos, asegúrate de que sean de creación local, reduciendo las emisiones del transporte, y con materiales reciclables, evitando elementos nocivos como el PVC.

Por último, asegúrese de que exista un programa de reciclaje adecuado, ya que muchos artículos utilizados en los eventos no son reciclables en los flujos de residuos estándar.

Optimice las opciones de transporte terrestre

Optimice el transporte terrestre en todos los lugares que pueda. Para llegadas y salidas del aeropuerto, o traslados para cenar fuera del lugar, considere opciones de transporte sostenibles, como proveedores que ofrecen vehículos eléctricos o híbridos. Cuando es fácil y accesible, el transporte público sigue siendo la mejor opción, ya que reduce las emisiones en más de un 45%, pero puede que no siempre sea la opción más conveniente. Elementos adicionales a considerar: reducir los viajes de un solo pasajero mediante la consolidación de asistentes y utilizar servicios de transporte o viajes compartidos siempre que sea posible.

Integrar la sostenibilidad en alimentos y bebidas

La comida es uno de los temas de conversación preferidos por los asistentes a reuniones y eventos. Al obtener productos locales, orgánicos y de temporada, minimizar las opciones de carne e incorporar experiencias de la granja a la mesa para sus eventos, puede reducir significativamente el impacto ambiental de un evento al mismo tiempo que apoya a las comunidades locales y promueve la salud y el bienestar de sus asistentes.

Una mejor gestión del desperdicio de alimentos es fundamental para abordar el cambio climático. Si eliminamos por completo esos residuos, podríamos reducir las emisiones globales de carbono entre un 6% y un 8%.

La industria de eventos necesita mejorar. Una media del 20% de toda la comida se desperdicia en los eventos, ya que los proveedores de catering y los organizadores suelen pedir más de lo necesario.

Para mitigar que los alimentos terminen en los vertederos, lleve a cabo una planificación precisa mediante el registro de participantes, evite los buffets, sirva porciones más pequeñas y no se deje llevar por la mentalidad FORO (miedo a quedarse sin). Asóciese con un programa local de donación de alimentos para donar sobras comestibles y convertir en abono las no comestibles.

Cree un impacto positivo con eventos de prestigio

Trabaje con sus socios de reuniones y eventos para respaldar sus necesidades de planificación y abastecimiento sostenible. Pueden ayudar a calcular las emisiones producidas y ofrecer informes sobre emisiones y residuos. Si lo desea, compense las emisiones residuales inevitables mediante proyectos de compensación de carbono verificados basados ​​en la naturaleza.

Comience hoy a crear un programa de reuniones y eventos sostenible

Nuestro equipo de sostenibilidad de Amex GBT M&E ofrece el mejor enfoque para reuniones y eventos , incorporando estándares de sostenibilidad y mejores prácticas para la planificación de eventos. Nos alinearemos con sus valores y objetivos y trabajaremos en colaboración con usted para planificar y ofrecer un programa de reuniones y eventos sostenible, inclusivo, diverso y socialmente responsable. A través de un enfoque flexible y escalable, los clientes pueden incorporar la sostenibilidad en un solo evento o en todo su programa de reuniones, según sus necesidades.

Para obtener más información, comuníquese con su gerente de relaciones con el cliente de Amex GBT o, si no tiene uno designado, puede comunicarse conmigo.